فرض کنید مهرماه ۵۰ دلار خرید کرده‌اید و آن روز دلار هزار تومان بوده؛ یعنی خرجتان ۵۰ هزار تومان بوده است. دو ماه بعد دلار گران می‌شود. اگر دفترتان همهٔ تراکنش‌های قدیمی را با نرخ امروز دوباره حساب کند، خرج مهر یک‌دفعه «بیشتر» می‌شود، بی‌آنکه شما یک ریال بیشتر خرج کرده باشید.
این همان چیزی است که در اکسل و بیشتر برنامه‌های ساده اتفاق می‌افتد: یک نرخ برای همه‌چیز. نتیجه گزارش‌هایی است که هر بار باز می‌کنید عدد دیگری نشان می‌دهند.
راه درست: نرخ را روی خود تراکنش ثبت کنید
هر خرج و هر درآمد باید همان لحظه‌ای که ثبت می‌شود نرخ همان روز را هم با خود نگه دارد. بعد گزارش ماه، همیشه با همان نرخ‌ها جمع زده می‌شود. این‌طوری:
- گزارش ماه گذشته امروز و سال دیگر هم همان عدد است؛
- می‌توانید ماه‌ها را منصفانه با هم مقایسه کنید؛
- بحث «این خرج واقعاً چقدر بود؟» جواب روشن دارد: همان که آن روز بود.
پس ارزش دارایی‌هایم چه؟
اینجا فرق مهمی هست. خرج و درآمد رویدادهایی هستند که در گذشته اتفاق افتاده‌اند و عددشان ثابت می‌ماند. اما آنچه الان دارید، مثل دلار نقد یا سکه یا بیت‌کوین، هر روز ارزش دیگری دارد. ارزش آن‌ها را باید با آخرین نرخ حساب کرد، چون سؤال این است که «الان چقدر می‌ارزد؟».
پس دو قاعدهٔ ساده:
- رویدادها (خرج، درآمد، پرداخت) با نرخ روز خودشان ثبت می‌شوند و عوض نمی‌شوند.
- دارایی‌ها (آنچه نگه داشته‌اید) با آخرین نرخ ارزش‌گذاری می‌شوند.
اگر نرخی در دسترس نبود؟
گاهی برای یک روز نرخ نداریم. دفتر خوب خطا نمی‌دهد؛ آخرین نرخ موجود را به کار می‌برد و صادقانه می‌نویسد «نرخ چند روز پیش». و اگر نرخ را قبول ندارید، باید بتوانید خودتان نرخ دلخواهتان را بنویسید و آن بر نرخ خودکار همان روز مقدم باشد.
Ricordax دقیقاً همین‌طور کار می‌کند: هر تراکنش نرخ روز خودش را نگه می‌دارد، دارایی‌ها با آخرین نرخ ارزش‌گذاری می‌شوند و نرخ دستی مالک دفتر بر نرخ خودکار اولویت دارد. اگر دنبال دفتری هستید که گذشته را بازنویسی نکند، برنامهٔ شخصی و خانوادگی را ببینید.